Betriebskosten mietrechtlich nur Teilmenge aller Kosten der Bewirtschaftung

Nicht alle Kosten, die der Bewirtschaftung eines vermieteten Gebäudes dienen, sind auf die Mieter umlegbar. Dabei sind verschiedene Stolpersteine zu beachten:

 

Begriff der Betriebskosten:

Betriebskosten sind Kosten der Bewirtschaftung des Gebäudes bzw. Grundstücks, die „laufend“ anfallen, vgl. § 1 Abs. 1 BetrKVO.

Laufend heisst dabei nicht, dass sie jährlich anfallen müssen. Es können auch Kosten sein, die über mehrere Abrechnungsperioden immer wieder regelmäßig anfallen (Beispiel: Öl-Tankreinigung, Rückschnitt von Bäumen und Sträuchern). Davon abzugrenzen sind einmalige Kosten: Das Fällen eines Baumes findet nur einmalig statt; die Kosten sind danach nicht umlagefähig.

Es können auch Eigenleistungen des Vermieters umgelegt werden. Dabei darf der Vermieter den Satz eines Fremdanbieters ansetzen, allerdings ohne Mehrwertsteuer.

 

Abgrenzung von Verwaltungs- und Instandhaltungskosten

Nach § 1 Abs. 2 BetrKVO sind Kosten der Verwaltung und der Erhaltung auf den Mieter von Wohnraum nicht umlagefähig. Im Gewerbemietverhältnis mag das anders sein, aber beim Wohnraummietrecht ist die Trennlinie hier auf Gesetzesebene scharf. Werden Kostenpositionen pauschaliert miteinander vermengt, entsteht auch hier wieder Potenzial für Streit. Erforderlich ist eine möglichst transparente Abgrenzung von umlagefähigen zu nicht umlagefähigen Kosten, am besten in einem Beleg mit zwei Positionen oder gar mit getrennt voneinander erteilten Belegen.

 

Wirksame Vereinbarung der Betriebskosten

Betriebskosten sind nicht automatisch von Gesetzes wegen umlagefähig. Die Umlage ist nur zulässig, wenn das wirksam vereinbart wurde.

Je nachdem, welches Vertragswerk verwendet wird, kann man dabei viel oder wenig falsch machen:

Fehleranfällig ist die Nennung von Einzelkosten, weil man dabei leicht etwas vergessen kann. Simpler ist die Nennung des Sammelbegriffs „BetrKVO“. Dann ist alles umlagefähig, was der Gesetzgeber zulässt. Dann ergibt sich nur noch Ergänzungsbedarf bei den „sonstigen“ Kosten. Die sind weiterhin konkret im Einzelnen zu benennen.

 

Richtiger Umlageschlüssel

Auch hier sind Fehler an der Tagesordnung. Wird kein Umlageschlüssel vereinbart, wird anteilig nach Fläche umgelegt.

Ausnahme 1: Es wird ein anderer Umlageschlüssel vereinbart.

Das ist z.B. empfehlenswert, wenn eine Wohnungseigentümergemeinschaft nach Miteigentumsanteilen (MEA) umlegt. Dann sollte der Vermieter dieser Abrechnungsweise folgen.

Das ist z.B. nicht empfehlenswert, wenn die Kostenerfassung dann schwieriger ist. Wer z.B. die Kosten nach „Personen“ umlegen möchte, muss erfassen, wieviele Personen sich im Haus aufhalten. Will man den Mietern keine „Stechuhr“ auferlegen, kann das zu Erfassungsproblemen führen.

Ausnahme 2: Kosten für Heizung und Warmwasser sind beim Umlageschlüssel nicht frei vereinbar. Sie unterliegen zwingend der Heizkostenverordnung. Diese Betriebskosten werden in der Regel teilweise nach erfasstem Verbrauch und teilweise nach Flächenanteil umgelegt.

 

Nachweis der Betriebskosten durch Belege

Da die Vorauszahlungen des Mieters treuhänderisch vom Vermieter zu verwalten sind, muss er auf Verlangen nachweisen, dass die berechneten Kosten angefallen sind.

Dies erfolgt durch Belegeinsicht. Wohnt der Mieter am Ort, wo die Belege vorhanden sind, hat er in der Regel kein Recht auf Kopien. Dann muss er sich zur Einsichtnahme zum Vermieter oder zur Verwaltung aufmachen. Kopien müssen auch nicht ohne Kostenvorschuss für Kopien und Porto vorgelegt werden.

Zu den Belegen gehören ggf. nicht nur Kostenbelege. Der Mieter sollte im Zweifel auch Ablesebelege oder Flächenbelege anfordern. Auch das Prüfen von Verträgen (Versicherungen, Hausmeister) kann lohnenswert sein.

Bei Belegeinsicht stellt sich gelegentlich heraus, dass betriebskostenfremde Leistungen eingerechnet wurden. Beispiele aus der Praxis:

In „Versicherungen“ ist als Kostenanteil die Rechtsschutzversicherung des Vermieters mit umgelegt. Das ist keine umlagefähige Versicherung aus der BetrKVO.

Flächenberechnungen sind falsch: Die Gesamtfläche ist zu klein (z.B. weil bei Gewerbeflächen die zur Gaststätte gehörende Kegelbahn oder Außenterrasse „vergessen“ wurde) oder die Fläche der Wohnung und damit ihr Anteil ist zu groß, weil Dachschrägen oder Balkone fälschlich zu 100% angesetzt wurden.

In vermeintlich voll umlagefähigen Wartungskosten sind nicht umlagefähige Instandhaltungskosten enthalten (Beispiel 1: Heizungswartung zieht den Austausch der Brennerdüse nach sich: die eigentliche Wartung = Prüfung kann umgelegt werden, die Kosten für dabei als notwendig festgestellte Reparturen dagegen nicht. Beispiel 2: Bei Gelegenheit der Aufzugswartung werden Instandhaltungen vorgenommen, ggf. im Wege des sogenannten „Vollwartungsvertrags)

Prüfraster Betriebskosten

Nach realistischen Schätzungen sind die Mehrzahl aller erteilten Abrechnungen über Betriebskosten in Deutschland falsch. Hier entsteht mit kleiner Ursache häufig Konfliktpotenzial in Mietverhältnissen. Das wäre bei richtiger Anwendung der gesetzlichen Vorgaben vermeidbar. Denn nicht alle Kosten der Bewirtschaftung sind auch auf den Mieter umlagefähig.

Damit Bewirtschaftungskosten an den Mieter durchgereicht werden können, müssen sie ein Prüfraster erfolgreich durchlaufen:

 

  1. Handelt es sich um Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKVO) ?
  2. Handelt es sich um Kosten der Verwaltung und / oder der Erhaltung, die bei Wohnraum nicht umgelegt werden dürfen ?
  3. Ist die Umlagefähigkeit zulässiger Kostenpositionen wirksam vertraglich vereinbart ?
  4. Sind Umlageschlüssel (gesetzlicher Grundtatbestand Fläche, ggf. abweichend davon: Kopfzahl, Prozent, Miteigentumsanteile bei Wohnungseigentum, Einheiten) vom Vertrag in die Abrechnung richtig umgesetzt worden ?
  5. Sind die Kosten – einschließlich etwaiger – Eigenleistungen des Vermieters zutreffend belegt ?

Aufstellung der Betriebskosten

§ 2 BetrKVO umlagefähig Fehlerquelle / Streitpunkt
1.

die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer;

Ja.

gem. Beleg

Wird häufig vergessen.

Über die Steuer gibt es in der Regel nur einen Beleg, wenn der Steuerbetrag sich ändert.

2.

die Kosten der Wasserversorgung,

hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung, die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe;

Ja.

gem. Beleg

Umlage nach Fläche, wenn Umlage nach Messergebnis nicht vereinbart.

Zählerergebnisse werden angezweifelt, weil die notwendige Eichung von Zählern abgelaufen ist.

3.

die Kosten der Entwässerung,

hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe;

Ja.

gem. Beleg

Auch beim Abwasser: Umlage nach Fläche, wenn Umlage nach Messergebnis nicht vereinbart.

Zählerergebnisse werden angezweifelt, weil die notwendige Eichung von Zählern abgelaufen ist.

4.

die Kosten

a)

des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung

oder

b)

des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage,

hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums

oder

c)

der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a,

hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a

oder

d)

der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten,

hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz;

Ja.

gem. Belegen

Umlage nach den Vorgaben der HeizkostenVO

Wenn kein erfasster Verbrauch: Abzug 15 %

Pauschaler Betriebsstromansatz ohne Begründung unzulässig

Häufig Wartungskosten mit Instandhaltungsanteilen

5.

die Kosten

a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage,

hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a

oder

b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a,

hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a

oder

c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten,

hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft;

Ja.

gem. Belegen

Umlage nach den Vorgaben der HeizkostenVO

Wenn kein erfasster Verbrauch: Abzug 15 %

Pauschaler Betriebsstromansatz ohne Begründung unzulässig

Häufig Wartungskosten mit Instandhaltungsanteilen

6.

die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

 

a)bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,

oder

b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,

oder

c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;

Ja.

gem. Belegen

Umlage nach den Vorgaben der HeizkostenVO

Wenn kein erfasster Verbrauch: Abzug 15 %

Pauschaler Betriebsstromansatz ohne Begründung unzulässig

Häufig Wartungskosten mit Instandhaltungsanteilen

7.

die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs,

hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage;

Ja.

gem. Belegen

Häufig Wartungskosten mit Instandhaltungsanteilen

Erdgeschossmieter müssen in der Regel mitbezahlen,  BGH VIII ZR 103/06. Ausnahme: Mieter, deren Räumlichkeiten so fernab liegen, dass eine Nutzbarkeit für sie absolut keinen Sinn macht (BGH VIII ZR 128/08).

8.

die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung,

zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;

Ja.

gem. Belegen

Häufig Umlage „nach Personen“, die Zahl wird oft nicht richtig erfasst oder der Mietvertrag schreibt flächenabhängige Umlage vor
9.

die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,

zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs

Ja.

gem. Belegen

Gelegentlich Doppelansatz mit Hausmeisterkosten bzw. wegen dortiger vertraglicher Instandhaltungsanteile mit angreifbar
10.

die Kosten der Gartenpflege,

hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen;

 

Ja.

gem. Belegen

Nur periodisch anfallende Pflegekosten, keine einmaligen Maßnahmen wie Baumfällung.

Nur für Mieterbereiche, nicht für öffentlich zugängliche Anlagen.

11.

die Kosten der Beleuchtung,

hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen;

Ja.

gem. Belegen

Allgemeinstrom ist nur bei Versorgung allgemeiner Bereiche umlagefähig.

Problematisch ist Abzweig für Einzelmieter, sei es in Einzelwohnungen oder auch –keller.

Der Vorwegabzug sogenannten Brennerstroms aus Heizkostenabrechnung wird häufig vergessen, sodass dieser Anteil doppelt abverlangt wird

12.

die Kosten der Schornsteinreinigung,

hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a berücksichtigt sind;

Ja.

gem. Belegen

13.

die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung,

hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug;

Ja.

gem. Belegen

Soweit notwendig:

Sogenannte Terrorgefahren müssen nur bei besonderen Objekten abgesichert werden

Die Kosten für die Rechtsschutzversicherung des Vermieters sind nicht umlagefähig.

14.

die Kosten für den Hauswart,

hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden;

 

Ja.

gem. Belegen

Klare Abgrenzung der Hausmeistertätigkeit von Verwaltungs- und Reparaturtätigkeit im Vertrag und in den Kostenbelegen erforderlich
15.

die Kosten

a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage,

hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft oder das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen,

oder

b) des Betriebs der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage; hierzu gehören die Kosten entsprechend Buchstabe a, ferner die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse;

Ja.

gem. Belegen

Kabelfernsehen / Satellitenfernsehen wird häufig nach Wohneinheiten umgelegt, obwohl der Mietvertrag zumeist flächenabhängige Umlage vorschreibt. Kleinere Wohnungen werden dadurch benachteiligt.
16.

die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege,

hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;

Ja.

gem. Belegen

Selten problematisch
17. sonstige Betriebskosten,

 

hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.

 

Nur umlagefähig, wenn ausdrücklich benannt Umlagefähige sonstige Kosten sind zum Beispiel:

Dach- oder Dachrinnenreinigung

Rauchmelder- und Feuerlöscherwartung /-prüfung, nicht aber deren Einbau

Klimaanlagenwartung

Wartung der Blitzschutzanlage

Unterhaltung einer gemeinschaftlichen Anlage wie Sauna, Schwimmbad oder  Fitnessraum,

Dachrinnenreinigung,

 

Nicht umlagefähig sind in der Regel… Beispiele Schädlingsbekämpfung oder Baumfällung, wenn sie einmalig ist

Wartung der Klingelanlage

Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen; Umweltschadensversicherung, Gebäudeversicherung soweit Terrorklausel enthalten ist

Bank- / Kontoführungsgebühren,

Zinsen,

Porto und Telefon

Prozesskosten

Wach- und Schließgesellschaft /Security