Der Bundesgerichtshof hat in den vergangenen Jahren die Anforderungen an die Formalien bei der Betriebskostenabrechnung schrittweise gelockert. Beispiel: Die Angabe vertragswidriger Umlagemaßstäbe (Miteigentumsanteile oder Personenzahl anstatt Quadratmeter) ist laut BGH keine Formalie. sondern führt „nur“ zu einer unrichtigen Abrechnung. Trotzdem liegt immerhin eine (wenn auch falsche) Abrechnung vor, die die einjährige Abrechnungsfrist wahren kann und deren Fehler in der ebenfalls einjährigen Rügefrist beanstandet werden müssen.
Für formelle Fehler schien nach dieser großzügigen Handhabung durch den BGH kaum noch Raum zu sein. Dem ist aber nicht so:
Weiterhin verlangt der BGH eine nachvollziehbare und prüffähige Betriebskostenabrechnung. Die Abrechnung muss den Mieter aus sich heraus in die Lage versetzen, durch Einsicht in die Belege zu kontrollieren, ob die Abrechnung inhaltlich richtig oder falsch ist. Kann der Mieter durch Auslassung der Angabe von Gesamtkosten oder Rechenschritten erst gar nicht nachvollziehen, wie der Vermieter auf die abgerechneten Beträge gekommen ist, liegt nicht etwa eine falsche, sondern juristisch „gar keine“ Abrechnung vor. Damit wahrt der Vermieter die Abrechnungsfrist nicht und der Mieter muss auch nicht beanstanden, da ohne Abrechnung seine Rügefrist erst gar nicht anläuft.
Der Heppenheimer Fachanwalt für Mietrecht Alexander Dietrich warnt aber: Wenn die formellen Fehler nur punktuell auftreten oder Unsicherheit besteht, ob die Abrechnung formell oder inhaltlich fehlerhaft ist, sollte im Zweifel sehr wohl fristwahrend gerügt werden.
Im Fall des BGH (Beschluss vom 24.01.2017, Az. VIII ZR 285/15) hatte der Vermieter die Betriebskostenpositionen zusammengefasst. Der Vermieter schlüsselte dann nicht auf, dass es sich um verschiedene Positionen aus § 2 BetriebskostenVO gehandelt hatte. Es handelte sich zudem um Positionen, die miteinander nichts zu tun hatten, nämlich
- Grundsteuer zusammengefasst mit Straßenreinigung.
Diese willkürliche und für den Mieter nicht aus sich heraus verständliche Zusammenfassung lässt der BGH nicht zu. Der BGH teilt das Argument nicht, dass die Kosten von einem zusammenhängenden Bescheid der Gemeinde erlassen wurden. Es bleibt dabei, dass es sich um verschiedene Regelungsbereiche aus dem Katalog der BetriebskostenVO handelt (nämlich Grundsteuer = Nr. 1 und Straßenreinigung = Nr. 8).
Als weitere Beispiele nennt er: [
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Eine Ausnahme würde der BGH allenfalls bei sachlich eng zusammenhängenden Kosten zulassen, nämlich bei:
- Frischwasser zusammengefasst mit Abwasser
Aber auch hier ist das nur zulässig, wenn die Abwasserkosten mit dem Frischwasserverbrauch zusammenhängen.
Anforderungen an die Übersichtlichkeit der Betriebskostenabrechnung
Der BGH stellt klar, dass es nicht Aufgabe des Mieters ist, sich durch Belegeinsicht darüber klarzuwerden, welche Positionen zusammen gefasst werden. Das muss aus der Abrechnung selbst hervorgehen.
Vermieter tun daher gut daran, sich eine übersichtliche Tabelle zusammen zu stellen, die sich bei den Gesamtkosten an den Ziffern der Betriebskosten VO orientiert.
Im weiteren Schritt sollten die Umlagefaktoren angegeben werden. Diese müssen vor einem zweifachen Prüfungsraster bestehen: Tauglicher Umlagemaßstab nach der Betriebskosten VO und Verwendung des Maßstabs, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Dabei geschehen immer wieder Fehler, wenn einfach die Betriebskostenabrechnung einer Eigentümerverwaltung übernommen wird. Die Maßstäbe der Eigentümergemeinschaft müssen nicht mit dem deckungsgleich sein, was im Vertrag steht. Wenn nichts geregelt ist, gilt: Flächenabhängige Umlage. Ausnahme: Heizkosten – hier gilt in der Regel zwingend eine Mischung von flächenabhängiger Umlage (Grundkosten) und verbrauchsabhängiger Umlage (Verbrauchskosten).