Mietrechtler unterscheiden bei der Abrechnung über Betriebskosten zwischen Begriffen der formellen und der materiellen Ordnungsgemäßheit. So kürzlich auch wieder der Mietrechtssenat des Bundesgerichtshofs in der neuen Entscheidung vom 19.07.2017, Az. VIII ZR 3/17.

Aus dem Juristenchinesisch übersetzt heißt das:

Eine Abrechnung über Betriebskosten ist formell in Ordnung, wenn der Mieter durch sie in die Lage versetzt wird, die abgerechneten Kostenpositionen zu erkennen und den Anteil an den Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen.

Geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben bei Betriebskosten erforderlich, § 259 BGB

Der BGH verlangt dafür als Mindestangabe:

  1. Zusammenstellung der Gesamtkosten
  2. Verteilerschlüssel: Angabe (und soweit erforderlich) die Erläuterung (Umlage nach Fläche, nach Personen, nach Miteigentumsanteilen, nach gemessenen Verbrauchseinheiten, etc.)
  3. Kostenanteil des Mieters
  4. Abzug geleisteter Vorauszahlungen

Nur wenn der Vermieter eine diesen Anforderungen entsprechende Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungsturnus zustellt, kann er die sich daraus ergebenden Nachzahlungen verlangen. Bei Fristversäumung wird die Abrechnung auf Null gekürzt; etwaige Guthaben des Mieters und generell sein Anspruch auf die Abrechnung bleiben aber bestehen.

Mit den genannten Mindestangaben muss die Abrechnung noch nicht notwendigerweise richtig sein. Entscheidend ist aber, dass der Rechenweg nachvollziehbar dargelegt wird.

Materielle Richtigkeit der Abrechnung über Betriebskosten – Rügefrist des Mieters

Die Betriebskostenabrechnung ist materiell in Ordnung, wenn das Endergebnis stimmt.

Das entscheidet sich erst auf einer zweiten Prüfungsebene. Dazu ist erforderlich:

  1. Ist die Einzelposition umlagefähig (Prüfungsraster Vertrag – Betriebskostenverordnung) ? Beispiel: Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten sind bei Wohnraummietverträgen keine umlagefähigen Betriebskosten.
  2. Stimmen die behaupteten Gesamtkosten ? Diese Frage kann regelmäßig nur über eine Einsichtnahme in die Belege beim Vermieter geklärt werden.
  3. Sind die angegebenen Verteilerschlüssel richtig ? Insbesondere: Sind Flächenangaben falsch, z.B. wegen unrichtiger Behandlung von Dachschrägen oder Balkonen.
  4. Sind Mietminderungen bei der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt ? Die auf den Mieter umlagefähigen Kosten sind entsprechend zu kürzen, weil die Minderung regelmäßig die Bruttomiete (also Miete plus Betriebskosten) betrifft.
  5. Sind die abgezogenen Vorauszahlungen richtig? Gelegentlich schleichen sich hier Rechenfehler des Vermieters ein.

Einwendungen dieser zweiten Ebene sind von Mieterseite spätestens innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Abrechnung zu erheben. Bei Versäumung der Frist sind die Einwendungen unbeachtlich.